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其实采购合同管理的问题并不复杂，但是又很多的朋友都不太了解机械设备购销合同电子版，因此呢，今天小编就来为大家分享采购合同管理的一些知识，希望可以帮助到大家，下面我们一起来看看这个问题的分析吧！
本文目录
一、采购合同管理的主要内容有哪些
1、商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
2、商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
3、商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。
4、交货期限、地点和发送方式交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
5、商品验收办法合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
6、违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。
7、合同的变更和解除条件合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
二、采购过程与合同管理
采购业务流程及管理制度(试行)总则第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，特制定此制度。第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：(一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务;(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第三条采购部门的划分(一)生产原材料采购：由采购部门负责办理。(二)日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。(三)对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第四条采购方式一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。(三)未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。(四)询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格(特殊情况下，需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责。(五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。第五条询价、比价、议价(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。(三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。(四)采购部门接到请购部门(项目部、行政管理部)以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。具体实施细则第六条采购报销流程图......第七条请购与采购(一)使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单(即采购单第一联)，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。(二)采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”(即采购单第二联)后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。(三)采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。第八条验收与入库(一)采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。(二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。第九条付款与核算(一)预付款采购1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后，由总经理签字，财务做账。(二)现款采购采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单(入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字)。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。(三)后付款采购采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。(四)货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款;发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。(五)物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。
三、采购活动中的合同管理是什么
采购合同是具有法律约束力的文件，规定了双方关系的条款，详细说明了对交货、履约、服务和付款的期望。可以说，正确履行采购合同流程是重要的优先事项。
采购合同可分为三类，主要说明如何计算最终协议的成本。
固定价格合同又称一次性合同，是三种采购合同类型中最常见的一种。这种类型的协议详细规定了交换货物或服务的具体成本。
●固定价格（FFP）：价格固定，不收取额外费用
●固定价格和奖励费(FPIF)：假设供应商超出预期，买方支付奖励费
●固定价格与经济价格调整（FPEPA）：假设由于经济变化导致产生的成本与预算相差很大，供应商可以调整最终价格
成本补偿合同在单个项目中较为常见，比如聘请外包公司为企业建设新网站。
外包公司承担项目涉及的所有前期费用（如员工工资和代表贵公司购买网站插件订阅）。项目结束后，买方再向他们偿还这些费用。
合同中还列出了供应商利润率的附加费用。该费用因合同类型而异。
●成本加固定费用(CPFF)：供应商在成本之外收取固定价格。
●成本加奖励费（CPIF）：供应商在成本之外收取一定比例的费用
●成本加奖励费（CPAF）：买方在成本之外酌情支付一笔费用（即由买方决定支付多少）。
时间加材料合同与成本补偿协议类似，只是买方看不到实际成本。
它规定了每小时的人工费（通常有一个上限，防止预算膨胀）。合同还规定，用于完成项目的材料按成本加一定比例收费。
假如刚刚开始接触采购合同，可能很容易认为用桌面文档就能轻松管理。
大多数企业在同一时间都有成百上千份合同。即使现在还没有达到这个规模，以后也会需要一个更无敌的解决方案。
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